私は合わせにお誘いいただいて参加しているタイプなのですが、まず主催者様に気をつけてもらいたいのは「連絡」です。
どのメンバーがどのキャラをやるか・待ち合わせ時間などは早めに連絡してほしいです。
衣装を作る側としては、急に誘われても困りますから。