あらかじめスレ主様は定形外で送ることと、もし郵便事故が起きても責任がとれないことをお相手様に伝えていらっしゃるので返金する必要はないと思います。
定形外での発送がトラブルの多い郵送方法だということはスレ主様もお相手様もわかった上での取引でしょうし。

それにポストに投函しようが窓口で手続きしようが個人の自由ですし、定形外発送が切手があれば郵便局に行かずとも荷物が送れる郵送方法なことは少なくとも取引に関わる人間にとっては常識だと思うので、窓口での手続きを指定されたわけでもないのに窓口に行かなかったことを責められる謂れもありません。

お相手様にはあまり下手に出ず、冷静にその点を説明されてはいかがでしょうか。

ですが、スレ主様も忙しくない時に取引をし、代引や追跡機能付きのものを使うなどの配慮が必要だったと思いますし、早めに郵便局に行って調査をしていただくことをお勧めします。