当方が参加メンバーでしたら、体調不良でしたら仕方ないと思います。どんなに気をつけても体調を崩す時は崩しますし、無理をして倒れられたらもっと困りますし…。

まずは参加者様に事情を説明して、合わせに出られないことを伝え謝罪し、中止にするのが惜しければ、自分は出られないがどなたか仲の良い方に主催を引き継いでもらうという手もあるのではと思います。知り合いのみではない中規模合わせですと、中止というのも何なので…。仲の良い方がいなくても、「宜しければ、引き継いで下さるという方がいらっしゃいましたらメール下さい」という形で添えておいて、メールが来たら他の方に「○○さんが引き継いでくれるとのことなので、皆様の連絡先を伝えようと思うのですが、大丈夫でしょうか？」とでも送れば良いかと…。
合わせサイトが最初からあれば、そこでやり取りが出来るので、もしあればそれを使うのが早いかと思います。
この辺りは県内外から来られるのに関わらず、合わせの際には適用するかと思います。


長々と解りにくい文章を失礼致しました。スレ主様も今回のことは残念ですが、仕方ないことですので、次回主催の際は頑張って下さい。