私は初めて合わせる方とはメールやキュアなどで連絡が可能なら、合わせの日付と合わせの名前(ジャンル)、自分のやるキャラ名を書いて、お相手様と関係がよくあるキャラでしたらツーショット楽しみです…等を書きます。
大型の合わせで自分が主催ではなく、ご一緒する方の名前だけしかわからない時は挨拶の仕様がないので、当日にします。(事前に挨拶していても勿論、当日も挨拶をします)