きつい言い方になってしまいますが、何故やり方が判らないにも関わらず、合わせの主催をされるんですか？それが疑問です。
また、今まで合わせに参加したことがあるのでしたら、まずその付近のお知り合いに訊かれては如何でしょうか？

掲示板で尋ねられる際は、その合わせのメンバーは友人なのか、それとも掲示板で募集するのか。そして、合わせ自体はイベントで行うのか、スタジオで行うのか。等、もう少し情報を書き込んだ方が回答を求められるかと思います。内容によってアドバイスも異なりますので。