合わせ募集のメール返信について

検索をかけてみましたが、内容の類似した記事が見つかりませんでしたのでこちらで質問させて頂きます。

当方、イベント会場でされていた大型合わせに声を掛けて頂き、合わせに途中参加をさせて頂いた事はあるのですが、掲示板等での募集からの合わせ参加経験がありません。
今年の春頃のイベントで、初の合わせ参加募集を掛けたいと思っているのですが、もし、参加して下さるという方からのメールを頂いた場合、どの様に返信をすれば良いのか、至らない所の多々ある返信では、相手様に不快な思いをさせてしまうのではないか、と不安になっています。
そこで挨拶、日時、集合場所等の他に明記しておいたら良いと思う事、何かアドバイス、意見等ありましたら助言願います。

合わせの日時は募集の際に日にちは記入するのでメールくれる人はそれを見てその日で大丈夫だからメールくれるわけなので必要ないです。
最初のメールの返信は「○○（ＣＮ）です、メールありがとうございます。ぜひよろしくお願いします」というような挨拶と合わせの日が迫っていれば「待ち合わせの時間と場所はどうしましょうか？」などでいいと思います。
合わせの日まで何日も間がある場合は待ち合わせはすぐ決めないで近くなってからでいいです。
自分が合わせの主催でも「○時に○○集合（待ち合わせ）でお願いします」と一方的に決めないで上にも書いたように「待ち合わせの時間と場所はどうしましょうか？」と合わせの相手に聞いて（メールで）話し合って決めて下さい。

私の場合ですが 初回メールには確認も含めて日時と時間と現在いるキャラメンバー等を伝えています。
必要な事以外はあまりやり取りしませんが、場所と時間は大体主催の私が決めてしまっています。
3.4人ならともかく、全員に聞いていたらキリが無いからです。
以前〜10人くらいの時も一人一人聞いていましたが、結局希望の時間等は皆バラバラで…という事がありましたので。
住んでいる所などによってはその時間じゃ間に合わない、という人もいると思うので
その場合はまた考え直したりしています。

主催はしたことがないのですが、参加希望者側の意見を書かせていただきます。

まず、主催者様の簡単なプロフと、合わせの日にち・場所の確認を書いていただければ助かります。
また、私は集合時間や場所などは主催者様に決めていただきたいです。「どうしますか？」など聞かれても困ってしまいますので。なので、「集合は〇時に〇〇でよろしいですか？」などを書いたらいいと思いますよ。

私の方から合わせのメンバーを募集した時は、まず最初に「メールをありがとうございます。よろしくお願いします」というような挨拶をします。メンバーが増えた時は「〇〇(キャラ名)が決まりました」というメールを一応送っています。
待ち合わせについてですが、大型の場合、まずこちらからメンバーの皆さんに「〇時に●●でいいですか？」と聞いています。無理な人がいる場合は途中参加という形にしています。そして、当日の朝は、自分が待ち合わせ場所のどの辺にいるかやどんな服を着ているかをメールします。途中参加の方には会場に着いたらメールをして下さいと頼んでいます。そして、イベント中に途中参加の方からメールが来たら会場のどこにいるかを教えます。

色々書いてしまいましたが、主催になるのでしたらやはり、待ち合わせの場所や時間はきっちり決めてメールするべきです。曖昧だと当日集まれなくなってしまいますので…

長々と失礼致しました。